Digitalisierungsberatung für kleine Unternehmen: Erst planen, dann investieren

Digitalisierung ist für viele kleine Unternehmen längst kein Zukunftsthema mehr. Rechnungen, Dokumente, Kundenkontakte, Termine, Arbeitszeiten oder interne Abläufe werden zunehmend digital organisiert. Gleichzeitig wächst die Zahl der Programme, Cloud-Dienste und KI-Anwendungen – und damit auch die Frage: Welche Lösung passt eigentlich zu meinem Unternehmen?

Gerade kleinere Betriebe haben selten eine eigene IT- oder Digitalisierungsabteilung. Entscheidungen werden häufig neben dem normalen Tagesgeschäft getroffen. Eine externe Digitalisierungsberatung kann deshalb sinnvoll sein – und unter bestimmten Voraussetzungen sogar gefördert werden.

Wichtig: Bei einer guten Digitalisierungsberatung geht es nicht darum, möglichst viel neue Technik zu kaufen. Zunächst sollte geklärt werden, welche Abläufe verbessert werden können, welche Lösung zum Unternehmen passt und welche Investitionen tatsächlich notwendig sind.

Was ist eine Digitalisierungsberatung?

Bei einer Digitalisierungsberatung werden bestehende Abläufe und Strukturen eines Unternehmens untersucht. Gemeinsam wird geschaut, wo unnötig Zeit verloren geht, Informationen mehrfach erfasst werden oder digitale Lösungen die tägliche Arbeit erleichtern könnten.

Typische Themen können beispielsweise sein:

• digitale Arbeits- und Geschäftsprozesse,
• Dokumentenmanagement und digitale Ablage,
• Cloud-Lösungen und mobiles Arbeiten,
• Kunden- und Auftragsverwaltung,
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben,
• IT-Sicherheit und Datenschutz,
• digitale Geschäftsmodelle,
• Einsatzmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz,
• Zusammenspiel vorhandener Programme und Systeme,
• Organisation und Veränderung von Arbeitsabläufen.

Das Ergebnis sollte nicht einfach eine Empfehlung für ein bestimmtes Produkt sein. Sinnvoll ist vielmehr eine Analyse des aktuellen Zustands mit konkreten Vorschlägen, Prioritäten und einem realistischen Plan für die weitere Umsetzung.

Wann lohnt sich eine Beratung?

Eine Beratung ist besonders interessant, wenn Du bereits merkst, dass bestimmte Abläufe nicht mehr gut funktionieren, aber noch nicht weißt, welche Lösung die richtige ist.

Ein typisches Beispiel: Angebote werden in einem Programm erstellt, Kundendaten an anderer Stelle gepflegt, Dokumente per E-Mail verschickt und anschließend noch einmal in verschiedenen Ordnern gespeichert. Vieles funktioniert zwar – kostet aber täglich unnötig Zeit.

Hier kann eine Beratung zunächst den gesamten Ablauf betrachten. Vielleicht wird gar keine große neue Software benötigt. Manchmal reichen bessere Prozesse, eine sinnvolle Verknüpfung bestehender Programme oder wenige gezielte Veränderungen.

Besonders bei größeren Investitionen kann eine vorherige Beratung wirtschaftlich sinnvoll sein. Denn eine falsche Softwareentscheidung oder ein schlecht geplanter Digitalisierungsprozess kann erheblich teurer werden als die Beratung selbst.

Förderung in Bremen und Bremerhaven

Für kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz im Land Bremen gibt es mit der Förderung „Digitalisierung und Arbeit 4.0“ ein speziell auf dieses Thema ausgerichtetes Angebot.

Unterstützt werden externe Beratungsleistungen rund um Digitalisierung und moderne Arbeitsprozesse. Die Förderung beträgt aktuell bis zu 50 Prozent der Beratungskosten und maximal 5.000 Euro pro Projekt.

Zu den möglichen Themen gehören unter anderem digitale Prozessberatung, Cloud-Services, IT-Sicherheitskonzepte, neue digitale Geschäftsmodelle, Organisationsentwicklung sowie die Entwicklung und Einführung von Strategien und Prototypen.

Für Unternehmen in Bremen ist die BAB – Die Förderbank zuständig. Unternehmen in Bremerhaven können sich an die BIS Bremerhavener Gesellschaft für Investitionsförderung und Stadtentwicklung wenden.

Wie läuft die Förderung ab?

1. Bedarf erkennen: Zunächst sollte geklärt werden, welches Problem oder welches Ziel betrachtet werden soll.
2. Beratungsunternehmen auswählen: Für das Programm gibt es einen geprüften Beraterpool. Auch andere Beratungsunternehmen können grundsätzlich zugelassen werden, müssen jedoch vorher geprüft werden.
3. Förderung beantragen: Der Förderantrag muss vor der Beauftragung und vor Beginn der Beratung gestellt werden.
4. Bewilligung abwarten: Erst nach Prüfung und Bewilligung darf der Auftrag erteilt werden.
5. Beratung durchführen: Das Unternehmen wird analysiert und konkrete Handlungsempfehlungen werden entwickelt.
6. Umsetzung planen: Anschließend kann entschieden werden, welche Maßnahmen tatsächlich umgesetzt werden sollen.

Ein einfaches Rechenbeispiel: Kostet eine förderfähige Beratung 8.000 Euro, können bei einem Fördersatz von 50 Prozent grundsätzlich 4.000 Euro Zuschuss möglich sein. Bei höheren Beratungskosten ist der Zuschuss auf maximal 5.000 Euro pro Projekt begrenzt.

Wichtig: Die Förderung muss vor Beginn des Projektes beantragt werden. Wer bereits einen Auftrag erteilt hat oder mit der Beratung begonnen hat, kann die Förderung in der Regel nicht nachträglich beantragen.

Und wie sieht es in Niedersachsen aus?

In Niedersachsen gibt es derzeit kein direkt vergleichbares allgemeines Landesprogramm, bei dem ein einzelnes kleines Unternehmen einfach einen Zuschuss zu einer klassischen Digitalisierungsberatung beantragt.

Die NBank bietet zwar ein Programm zur Beratung von KMU zu Wissens- und Technologietransfer an. Antragsteller sind dort jedoch Gebietskörperschaften und Einrichtungen der Wirtschaftsförderung. Das einzelne Unternehmen beantragt diese Förderung also nicht unmittelbar selbst.

Für niedersächsische Unternehmen sind deshalb insbesondere bundesweite Programme interessant.

BAFA-Förderung für Unternehmensberatungen

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle – BAFA fördert individuelle Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen sowie Angehörige der Freien Berufe.

Gefördert werden Beratungen zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung. Auch die Digitalisierung kann Teil einer solchen Beratung sein, wenn sie in eine individuelle Analyse und Unternehmensstrategie eingebettet ist.

Die maximal förderfähigen Beratungskosten betragen derzeit 3.500 Euro.

Die Höhe des Zuschusses hängt vom Unternehmensstandort ab. In den meisten westdeutschen Regionen werden 50 Prozent beziehungsweise maximal 1.750 Euro übernommen.

Eine Besonderheit gibt es für die statistische Region Lüneburg: Dort beträgt die Förderung aktuell 80 Prozent und maximal 2.800 Euro. Zur statistischen Region Lüneburg gehört beispielsweise auch der Landkreis Cuxhaven.

Damit kann eine Beratung mit förderfähigen Kosten von 3.500 Euro für ein Unternehmen im Landkreis Cuxhaven bei vollständiger Anerkennung mit bis zu 2.800 Euro bezuschusst werden. Der verbleibende Anteil beträgt dann 700 Euro zuzüglich gegebenenfalls nicht förderfähiger Kosten.

Der Ablauf bei der BAFA-Förderung

Auch hier gilt der wichtige Grundsatz: Erst Antrag stellen, dann den Beratungsvertrag abschließen und mit der Beratung beginnen.

Der Antrag wird online gestellt. Nach Prüfung erhält das Unternehmen eine Information über das Ergebnis. Erst danach darf der Beratungsvertrag geschlossen beziehungsweise die Beratung begonnen werden.

Die Beratung darf maximal fünf Beratungstage beziehungsweise 40 Stunden umfassen. Nach Abschluss bezahlt das Unternehmen zunächst die vollständige Beratungsrechnung und reicht anschließend die erforderlichen Nachweise ein. Nach Prüfung wird der bewilligte Zuschuss ausgezahlt.

Achtung zum Jahreswechsel: Die derzeitige BAFA-Förderrichtlinie gilt bis zum 31. Dezember 2026. Wer eine Beratung erst 2027 plant, sollte vorher prüfen, welche Förderbedingungen dann gelten.

INQA-Coaching: Digitalisierung gemeinsam mit den Mitarbeitenden

Eine weitere interessante Möglichkeit ist das bundesweite INQA-Coaching des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.

Dieses Programm unterscheidet sich von einer klassischen Unternehmensberatung. Der Coach entwickelt nicht einfach eine fertige Lösung und übergibt anschließend einen Bericht. Stattdessen werden Geschäftsführung und Mitarbeitende aktiv in den Veränderungsprozess einbezogen.

Das kann beispielsweise interessant sein, wenn digitale Arbeitsabläufe eingeführt, Verantwortlichkeiten verändert, Fachkräfte besser eingebunden oder neue Formen der Zusammenarbeit entwickelt werden sollen.

Gefördert werden aktuell 80 Prozent der Beratungskosten für bis zu zwölf Coaching-Tage. Der maximal anrechenbare Tagessatz beträgt 1.200 Euro.

Das bedeutet: Bei zwölf vollständig genutzten Coaching-Tagen können Beratungskosten von bis zu 14.400 Euro berücksichtigt werden. Bei 80 Prozent Förderung entspricht dies einem möglichen Zuschuss von bis zu 11.520 Euro.

INQA-Coaching richtet sich allerdings nicht an klassische Soloselbstständige ohne Beschäftigte. Voraussetzung ist unter anderem mindestens eine sozialversicherungspflichtige Vollzeitstelle im letzten Geschäftsjahr. Das Unternehmen muss außerdem seit mindestens zwei Jahren bestehen und weniger als 250 Mitarbeitende beschäftigen.

Der Einstieg erfolgt über eine kostenlose INQA-Erstberatung. Dort wird geprüft, ob das Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt und welches Ziel mit dem Coaching verfolgt werden soll. Anschließend erhält das Unternehmen bei positiver Prüfung einen Coaching-Scheck und kann einen autorisierten INQA-Coach auswählen.

Welche Förderung passt zu welchem Unternehmen?

Bremen oder Bremerhaven:
Wer konkret seine Digitalisierung analysieren und planen möchte, sollte zunächst die Beratungsförderung „Digitalisierung und Arbeit 4.0“ von BAB beziehungsweise BIS prüfen.

Niedersachsen:
Für eine klassische strategische Unternehmensberatung kann die BAFA-Förderung interessant sein. Unternehmen im Landkreis Cuxhaven profitieren nach der derzeitigen Regelung von der höheren Förderquote für die statistische Region Lüneburg.

Unternehmen mit Mitarbeitenden:
Wenn nicht nur Technik, sondern vor allem Arbeitsabläufe, Organisation und Zusammenarbeit verändert werden sollen, kann INQA-Coaching eine interessante Alternative sein.

Soloselbstständige:
Für sie kommt INQA-Coaching wegen der Beschäftigtenvoraussetzung normalerweise nicht infrage. Je nach Standort können jedoch die BAB/BIS-Förderung oder die BAFA-Unternehmensberatung interessant sein.

Wann lohnt sich der Aufwand?

Eine Förderung allein sollte nie der Grund für eine Beratung sein. Entscheidend ist, ob es im Unternehmen tatsächlich etwas zu verbessern oder eine größere Entscheidung vorzubereiten gibt.

Wenn eine Beratung beispielsweise verhindert, dass mehrere Tausend Euro in eine ungeeignete Software investiert werden, kann sie sich sehr schnell rechnen. Gleiches gilt, wenn Arbeitsabläufe dauerhaft Zeit sparen oder Fehler vermeiden.

Für ein kleines Problem, das sich mit wenigen Stunden Unterstützung lösen lässt, ist ein umfangreicher Förderantrag dagegen möglicherweise nicht notwendig.

Die richtige Reihenfolge lautet deshalb:

Problem erkennen → Ziel festlegen → Förderung prüfen → Beratung auswählen → Antrag stellen → Bewilligung abwarten → beraten lassen → anschließend gezielt umsetzen.

Unser Tipp

Digitalisierung beginnt nicht mit dem Kauf einer Software. Sie beginnt mit der Frage, was im eigenen Unternehmen einfacher, schneller oder besser funktionieren könnte.

Wer zunächst seine Abläufe betrachtet und danach entscheidet, welche Technik tatsächlich benötigt wird, reduziert das Risiko von Fehlinvestitionen. Eine geförderte Beratung kann dabei helfen, diesen Blick von außen zu bekommen.

Und besonders wichtig: Fördermöglichkeiten immer prüfen, bevor ein Beratungsauftrag vergeben oder ein Projekt begonnen wird. Eine nachträgliche Förderung ist bei vielen Programmen ausgeschlossen.